Selasa, 16 Maret 2010

MENGGANDAKAN DOKUMEN KANTOR

A. Pengertian

Menggandakan dokumen kantor, merupakan bagian dari kegiatan penyelesaian pekerjaan kantor yang terkait dengan pemberian layanan penyediaan informasi untuk membantu penyelesaian pekerjaan pokok satuan kerja / organisasi kerja. Bentuk pekerjaan yang dilakukan adalah memperbanyak dokumen yang diperlukan dalam proses penyebaran informasi / pesan dalam rangka untuk mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan pokok dari satuan kerja.
Dalam melakukan aktivitas penggandaan diperlukan rangkaian kerja yang saling berurutan untuk mencapai tujuan secara efektif. Proses kegiatan ini tidak terlepas dari unsur kegiatan penyelesaian pekerjaan kantor lain yang terkait dengan penyediaan data pendukung sehingga terciptanya dokumen kantor. Proses penggandaan yang dilakukan terdiri dari langkah - langkah sebagai berikut :
  1. Pembuatan dokumen kantor yang akan digandakan.
  2. Proses penggandaan.
Proses pembuatan dokumen kantor dilakukan mulai dari persiapan pembuatan dokumen kantor, pembuatan konsep dokumen kantor, penyempurnaan konsep dokumen kantor, pengetikan dokumen kantor, dan penetapan dokumen kantor. Sedangkan penggandaan dokumen kantor mulai dari penetapan pembuatan master copy, dan proses penggandaan dokumen kantor yang terkait dengan pengoperasional mesin pengganda dokumen.

PROSES PEMBUATAN DOKUMEN KANTOR

Dokumen kantor merupakan hasil proses penyelesaian pekerjaan kantor dalam rangka penyelesaian pekerjaan pokok satuan. Untuk dapat menghasilkan dokumen kantor perlu diselenggarakan langkah - langkah kerja yang sistematis dan teratur. Langka - langkah tersebut terdiri dari :

  1. Pemahaman permasalahan terkait dengan dokumen kantor yang akan dibuat dalam rangka menunjang proses penyelesaian pekerjaan pokok.
  2. Pengumpulan data penunjang untuk membuat dokumen kantor dilakukan sesuai dengan prosedur pencarian yang berlaku.
  3. Pembuatan konsep dokumen kantor yang disesuaikan dengan bentuk dan kebutuhan penyelesaian pekerjaan pokok pada satuan kerja / organisasi kerja.
  4. Penyempurnaan naskah konsep dokumen kantor, dilakukan dengan cara mencoret kata/ kalimat yang tidak sesuai, menggantikan kata/ kalimat yang sesuai, menambahkan/ menyisipkan kata/ kalimat yang harus ditambahkan. Dalam koreksi dibantu menggunakan tanda - tanda koreksi untuk mempermudah juru ketik/ operator komputer dapat mengetik kembali setelah dikoreksi.
  5. Pengetikan dokumen kantor berdasarkan naskah konsep dokumen yang telah disempurnakan.
  6. Pemeriksaan ulang dokumen kantor hasil pengetikan dan memberikan persetujuan dan memberikan perintah untuk penggandaan sesuai dengan jumlah yang diperlukan dalam penyebaran informasi terkait dengan penyelesaian pekerjaan pokok satuan kerja.

JENIS - JENIS DOKUMEN KANTOR

Dari aktivitas kegiatan satuan kerja yang digolongkan dari wujud atau bentuk dokumen kantor dapat dibedakan antara lain :

  1. Sertifikat
  2. Piagam
  3. Surat ( Niaga dan Resmi, Aneka surat Sekretaris )
  4. Selebaran / Brosur
  5. Blanko / Formulir
  6. Kliping
  7. Situs - situs internet

Apabila dilihat dari segi permasalahan / pokok persoaln dalam pemecahan maslah dalam organisasi kerja maka dapat dibedakan menjadi dokumen - dokumen kantor sebagai berikut :

  1. Produksi
  2. Pemasaran
  3. Kepegawaian
  4. Hubungan masyarakat
  5. Keuangan
  6. Hukum dan Peraturan

CIRI - CIRI DOKUMEN KANTOR

Kriteria / ciri - ciri dokumen kantor sebagai berikut :

  1. Dokumen yang diterima / dibuat oleh satuan kerja / lembaga trkait dengan suatu peristiwa atau kejadian dalam proses penyelesaian pekerjaan.
  2. Mempunyai nilai administrasi yang digunakan untuk membantu penyelesaian pekerjaan.
  3. Mempunyai nilai hukum untuk memberikan keterangan dalam pembuktian suatu proses pekerjaan terkait dengan norma -norma dalam peraturan terkait denga penyelesaian pekerajaan.
  4. Mempunyai nilai - nilai untuk menentukan arah untuk pengambilan keputusan dalam rangka mengatur kegiatan - kegaitan manajemen.
  5. Memberikan informasi yang terkait dengan kegiatan pemberian informasi.
  6. Memberikan pedoman untuk melakukan pemecahan persoalan yang akan diselesaikan dalam proses penyelsaian pekerajaan.
Hal - hal tersebut yang harus diketahui oleh profesional yang terutama menyangkut pekerjaan kantor ( office work ) yang selalu dijumpai berbagai satuan kerja dalam suatu lembaga / instansi /organisasi / perusahaan.

Sabtu, 13 Maret 2010

DOKUMEN KANTOR

Dokumen dalam arti sempit adalah catatan tertulis atau tercetak yang dapat memberikan penjelasan, bukti, dan petunjuk pada aktivitas dalam lingkungan kerja. Hal ini disebabkan segala bentuk informasi berupa catatan tertulis atau tercetak mempunyai makna yang tersirat tentang sesuatu hal yang terkait dengan aktivitas yang dilakukan di kantor.
Dokumen kantor merupakan dokumen yang dibuat maupun yang diterima oleh kantor dalam rangka proses penyelesaian penyelesaian pekerjaan yang dilaksanakan. Dalam dokumen kantor mengandung informasi yang dapat memberikan bukti secara tertulis atas kejadian/ peristiwa yang terkait dengan penyelesaian pekerjaan kantor untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok dari institusi / lembaga. Selain itu juga memberikan penjelasan secara tertulis, sehingga dapat mengefektif proses komunikasi pada proses penyelesaian pekerjaan. Dan jugan dapat memberikan petunjuk dalam melakukan langkah - langkah dalam proses penyelesaian pekerjaan yang harus dilakukan pada proses penyelesaian pekerjaan.

KONSEPSI PEKERJAAN KANTOR

Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan penunjang dalam lembaga / institusi, yaitu bentuk kegiatan administrasi dalam pengertian sempit yang memiliki unsur - unsur kegiatan sebagai berikut :

  1. Menghimpun, yaitu kegiatan kegiatan mencari dan mengumpulkan data yang belum tersedia dalam yang diperlukan penyajian keterangan untuk membantu pelaksanaan kegiatan pokok yang akan dilakukan sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan penyelesaian pekerjaan.
  2. Mengolah, yaitu melakukan kegiatan klasifikasi data, membuat konsep dokumen, menyempurnakan konsep dokumen, membuat dokumen berdasarkan konsep dokumen yang telah disempurnakan untuk dijadiakan dokumen baru yang untuk penyajian keterangan sesuai dengan kebutuhan dalam penyelesaian pekerjaan.
  3. Menggandakan dokumen, yaitu merupakan rangkaian kegiatan proses memperbanyak dokumen sesuai dengan jumlah dokumen yang terkiat dengan keperluan penyebaran informasi/ keterangan untuk penyelesaian pekerjaan.
  4. Menyebarkan dokumen, yaitu mengirimkan/ mendistribusikan kepada pihak - pihak terkait dengan penyelesaian pekerjaan, sehingga dapat mencapai tujuan penyelesaian secara efektif.
  5. Menyimpan dokumen, yaitu kegiatan mengelola penyimpanan sebagian dokumen yang sengaja tidak didistribusikan digunakan sebagai arsip sebagai bahan ingatan untuk menyelesaikan persoalan / pemasalahan yang mungkin timbul di masa akan datang dengan dokumen - dokumen yang telah disebarluaskan. Dalam pengelolaannya dilakukan secara sistematis dalam pola kearsipan.
Aktivitas pekerjaan kantor tersebut dilakukan dalam rangka menunjang proses komunikasi penyelesaian pekerjaan dalam institusi / lembaga maupun relasi yang berada di luar lembaga yang ada kepentingan dengan intern organisasi.